Werken met draaitabellen

Wanneer gegevens in een tabel zijn vastgelegd in Excel zijn vaak overzichten gewenst van totalen en analyses op deze gegevens.

Wanneer in een Excel werkblad de transacties zijn weergegeven van de verkopen van een bedrijf, zijn tal van overzichten denkbaar waar behoefte aan is. Met behulp van draaitabellen worden eenvoudig allerlei dwarsdoorsneden gemaakt van de gegevens.

Draaitabellen worden vooral gebruikt wanneer je in lijsten aantallen en bedragen vast hebt liggen. Draaitabellen worden het meest gebruikt voor het analyseren van verkoop- en afzetcijfers. Draaitabellen geven dan antwoord op vragen als:

• Hoeveel omzet maakt een klant
• Hoeveel stuks worden verkocht in een bepaalde artikelgroep
• Hoe is de verdeling van regio’s
• Welke verkoper scoort het best?
• Etc. etc

 Wat zijn draaitabellen

Met een draaitabel kun je gegevens die ergens in een tabel staan analyseren, totaliseren en zo meer inzicht te krijgen in de gegevens die je hebt vastliggen. Stap voor stap leggen we uit hoe dat werkt.

Onderdelen van een draaitabel

Een draaitabel bestaat uit een aantal onderdelen

• Lijst met draaitabelvelden
• Gebieden van een draaitabel

Lijst met draaitabelvelden

Hierin staan alle koppen uit het gegevensgebied. Door deze velden te slepen naar de gebieden van de draaitabel worden de gegevens zichtbaar

Gebieden van een draaitabel

Een draaitabel bestaat 4 onderdelen

• Rapportfilter
• Kolomlabels
• Rijlabels
• Waarden

Rapportfilter

Bij het rapportfilter stel je in tot welke gegevens het overzicht beperkt moet worden. Wanneer je alleen de gegevens wilt zien van een bepaalde regio zet je het veld regio in het rapport filter

Kolomlabels

Zet hier de veld(en) in die in de kolommen van het overzicht moeten worden getoond. Zorg ervoor dat hier niet de artikelen of klanten komen te staan, want dan krijg je een kolom per klant

Rijlabels

De kunst bij een draaitabel is om een lijst overzichtelijk te houden. Zet daarom gegevens veel voorkomen in de rijen. Je krijgt dan onder elkaar alle klanten bijvoorbeeld

Waarden

In het gebied waarden geef je aan van welke gegevens je een optelling wilt. Dit zijn dus in de regel de velen met aantallen en bedragen.

Voorbeeld van instellingen

In onderstaand voorbeeld wordt een regio geselecteerd.

Van de geselecteerde regio wordt per klant een regel (rij) getoond met een verdeling van de omzet per product